Saber como organizar uma empresa é o primeiro passo em direção ao sucesso, independentemente do porte do empreendimento, ramo de atuação, quantidade de funcionários ou produto ofertado.
Contar com uma boa equipe, com serviços ou fabricação de qualidade e estrutura de alto nível podem ser fatores insuficientes para se diferenciar no mercado, caso a gestão não seja profissionalizada, eficaz e organizada.
Pensando nisso, preparamos este post com algumas dicas fundamentais de como organizar uma empresa para que as vendas aumentem, o lucro seja garantido, as metas alcançadas e para que haja crescimento. Ficou interessado em descobrir? Permaneça conosco até o fim deste texto e confira os tópicos abaixo!
Entenda as consequências da desorganização
A desorganização estrutural representa uma sintoma de insucesso ou até mesmo de falência, tendo em vista a realidade do atual cenário mercadológico, marcado por ampla diversidade de empreendimentos que atuam no mesmo nicho e competem pelos mesmos públicos.
Portanto, organizar uma empresa e colocar as coisas no lugar é indispensável para mantê-la ativa, rentável, equilibrada e sustentável.
Para se ter uma ideia, pouco mais de 60% das empresas no Brasil fecharam as portas em até cinco anos depois que foram criadas, conforme demonstra uma pesquisa divulgada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), em 2017.
Nesse bolo os negócios de menor porte são os que mais fecham as portas. Tal panorama reforça a importância de se organizar a “casa” para não entrar nessa estatística.
Controle os gastos rigorosamente
Geralmente, equilibrar as contas é um dos principais desafios de um empreendedor, não é? Isso porque o orçamento é por vezes sobrecarregado com imprevistos, impostos, investimentos, gastos excessivos ou crises econômicas.
Portanto, é preciso gerir com rigor o controle dos fluxos financeiros do negócio, tanto da arrecadação como dos gastos. Gastar menos do que se arrecada é um princípio básico da economia para manter as contas no verde e deve ser seguido com disciplina.
A empresa funciona como uma cadeia que interliga diversos setores, no qual um interfere diretamente no outro. No centro dessa rede encontra-se o departamento de finanças. Isso significa que, caso este esteja desorganizado, toda a empresa será afetada de alguma forma.
Departamento financeiro
O passo principal para organizar o departamento financeiro é fazer um levantamento detalhado das despesas e da receita do empreendimento. A partir desses dados, é possível encontrar gargalos, custos excessivos, desnecessários, que podem ser cortados e, assim, melhorar a saúde financeira do negócio.
Enfim, contar com uma estrutura de profissionais qualificados para executar tal função, buscar qualificação na área de gestão empresarial e implementar recursos tecnológicos nos processos da empresa são alguns passos importantes para essa organização, a começar pelo setor financeiro.
Tenha um plano de negócios para organizar uma empresa
Além de controlar as finanças, é necessário ter um plano de negócios com missão, visão e valores bem definido, bem como um sistema de gestão eficiente. Na verdade, o primeiro é a base para o segundo e posiciona a empresa diante do mercado, dos clientes, fornecedores e até mesmo dos colaboradores.
Uma empresa que não tem um posicionamento institucional bem articulado e esclarecido, corre o risco de ter seus processos de gestão, produção e vendas desorganizados e ineficientes. O padrão de organização é importante, pois, sistematiza as práticas organizacionais, reduz as possibilidades de erros e prejuízos, além de aumentar a qualidade das vendas e dos serviços/produtos.
Já a gestão de processos consiste em uma boa prática empresarial de acompanhar todas as atividades para organizar a empresa. Ela identifica pontos positivos e negativos, avalia o desempenho do negócio, estabelece metas, articula e orienta ações estratégicas visando agradar os clientes e buscar resultados expressivos.
Algumas pistas para identificar que a empresa está desorganizada
Você sabe identificar que seu negócio está desorganizado? Antes de prosseguirmos com as dicas de como organizar a empresa, vale rapidamente listarmos algumas pistas:
- seu negócio costuma atrasar pagamentos;
- gasta valores superiores às despesas;
- recebe constantes reclamações feitas por clientes;
- não consegue cumprir prazos ou metas;
- tem desentendimentos internos com certa frequência;
- realiza reuniões estratégicas que não funcionam na prática;
- apresenta falta de planejamento.
Esses fatores podem representar sinais claros de desorganização. Se eles são frequentes no seu negócio, é preciso ficar atento e agir estrategicamente para organizar a empresa e melhorar os resultados.
Invista na comunicação
Já ouviu aquela frase “quem não se comunica, se trumbica”? Eternizada pelo apresentador de TV Chacrinha, a expressão é utilizada no universo organizacional como um princípio indispensável de gestão e administração, que visa à eficiência e à construção positiva da empresa junto aos seus públicos.
A comunicação, nesse sentido, é uma estratégia importante e pode contribuir muito para organizar a empresa, sobretudo na delegação de tarefas. Não é por acaso que as corporações têm cada vez mais investido em comunicação interna, pois, se os departamentos se entendem e se os sistemas e padrões são claros e bem divulgados, maior é o nível de organização.
Estruture ações de marketing
As ações de marketing também entram nessa agenda de ações para organizar a empresa, na medida em que atuam na área comercial e buscam conquistar novos clientes, fidelizar os que já compram e otimizar as vendas.
Nessa etapa, o planejamento é primordial, contanto que o público-alvo seja bem delimitado, bem como o posicionamento da empresa do negócio no mercado, a linguagem e a forma de se comunicar com o consumidor.
Acompanhe as vendas com rigor
As vendas representam o estágio final das atividades do negócio e são a fonte principal dos recursos que entram no caixa. Dessa forma, devem ser acompanhadas e controladas com o objetivo de identificar os produtos mais consumidos, as formas de pagamentos utilizadas, assim como analisar o desempenho de toda a equipe e maneiras de aumentar a rentabilidade.
Esse acompanhamento permite que o gestor compreenda quais são os principais problemas do empreendimento e como resolvê-los. Há, inclusive, softwares disponíveis no mercado para registrar de maneira organizada todas as informações das vendas, além de gerar relatórios completos para análise.
Essas ferramentas de gestão são importantes e, acredite, cabe no orçamento dos pequenos negócios. O uso da tecnologia para organizar a empresa em forma de sistemas informatizados, controlar as vendas e todas as operações financeiras passou a ser regra na atual conjuntura.
Como opção de controle de vendas e organização, podemos citar, ainda, a implementação do crediário próprio. Essa estratégia consiste na concessão de crédito ao cliente, facilitando o acesso à compra por meio de venda a prazo e administrando o fluxo de transações e informações dos consumidores.
Esperamos, finalmente, que essas dicas sejam valiosas e te ajudem a organizar uma empresa, alcançar resultados positivos e manter o negócio sustentável. Lembrando que o primeiro passo você já deu para esse objetivo, que é buscar conhecimento e informação. Agora, siga em frente e mãos à obra, você está no caminho certo!
Aproveite para ler também sobre as cinco dicas para profissionalizar a empresa e ter uma gestão eficaz!
